Vælg en side

FÅ KONTROL OG STORE BESPARELSER

Over alt inden for det offentlige bliver der effektiviseret i bestræbelserne på at få budgetterne til at hænge sammen. Det er ingen undtagelse i kommunerne, der bl.a. har store udgifter i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter, som de ofte selv sidder med i som både bygherre, projekterende og entreprenør.

Samtidig stilles der store krav til kommunerne om at de skal være markedskonforme. Det gælder om at kunne bevise internt i kommunen og ikke mindst over for omverdenen, at man kalkulerer på fair vilkår overfor konkurrenter. Derfor er et godt internt beslutningsgrundlag afgørende.

Et af de områder, der stadig rummer store muligheder for effektivisering, er kalkulation. En relativt lille investering kan føre til store besparelser i og med at en ordentligt gennemarbejdet kalkulation giver større overblik og et mere troværdigt resultat. Der er ingen tvivl om, at fremtidens kalkulation derfor bør baseres på brugen af intelligent software.

Pointen med at arbejde med intelligent software er, at det indeholder værktøjer, som de gamle regneark ikke kan måle sig med. Det giver fordele, som ingen har tid eller råd til at miste i dag.
De mest håndgribelige fordele ved et professionelt it kalkulationsværktøj er, at man kan:

Spare tid

I sparer helt op til 85 % af den tid, I bruger på at beregne tilbud osv.
Genbruge og skabe overblik. I kan indføre ensartethed i kalkulationerne.
Opsamle viden. I kan fastholde vigtig viden i kommunen – selvom beregnerne skifter job.

Det bedste ved Sigma er helt givet, at vi meget hurtigt kan få overblik over enhedspriser og mængder. Når forudsætningerne for opgaven ændres kan vi få overblik over, hvad det betyder for det samlede forløb.
–Niels Martin Riis, formand, Forsyning, Skive Kommune

At spare tid

I Sigma er en såkaldt turn-key løsning til kalkulation. At det er en turn-key løsning betyder, at når I tager det ud af æsken, så kører det. På den måde adskiller programmet sig væsentligt fra fx Excel, hvor I selv skal lave formler osv. I første omgang sparer I tid på opstart og senere sparer I meget tid på vedligehold.

Fordelen med et kalkulationsprogram som fx Sigma er bl.a., at I får udviklet en best practice, hvor der er én måde, man gør tingene på. Der sidder altså ikke flere forskellige kollegaer og roder med hver deres Excel-ark, hvor formler kan gå i stykker osv.
Selvom Sigma er en turn-key løsning er programmet stadig så fleksibelt, at det kan skræddersys til den enkelte opgave eller den enkelte mand.

Sigma har længe ligget forrest i kalkulationsfeltet, blandt andet fordi systemet er bygget op i en Microsoft© Windows træstruktur, som letter opbygningen af en kalkulation væsentligt. Fordi programmet har en enkel og overskuelig udformning med en lang række nyttige funktioner, der bl.a. betyder, at I ikke skal indtaste de samme informationer igen og igen, kan I reducere jeres beregningstid til langt under det halve af, hvad I normalt bruger på en kalkulation.
Ifølge brugerne giver Sigma kalkulation typisk en tidsbesparelse på 60 % – 85 %.

Det man vinder ved at bruge Sigma, er tiden og det at man kan genbruge, så man får noget mere præcist. Og så er det nemmere end at starte forfra hver gang. Det betyder, at vi kan lave flere tilbud – og mere præcise tilbud…
– Hanne Bak, Kingo Karlsen A/S

Intelligente-arbejdsmetoder-giver-kontrol-og-store-besparelser-1

Figur 1. Genbrug af bygningsdele og delvise projekter fra tidligere kalkulationer og databaser sparer tid og sikrer kvalitet og konsistens. I samler jeres erfaringer i databaser med bygningsdele og egne ressourcer, og derudover kan I tilkøbe data med opdaterede leverandørpriser fra bl.a. V&S Prisdatabaser og Exact databaser.

Hurtig søgning, kvik-lister og biblioteker

Besparelsen betyder typisk flere ting for en virksomhed: Der skal bruges færre ressourcer, dvs. tid og penge, og der bliver tid til at regne flere tilbud. Muligheden for at få flere kalkulationer fra hånden opnår I ved at bruge V&S Prisdatabaser eller opbygge egne prisbiblioteker. Umiddelbart lyder det måske som en større opgave at opbygge egne databaser, men det vil ske gradvist i virksomheden sideløbende med den almindelige kalkulation. Og gevinsten ser I allerede efter få kalkulationer.

Intelligente-arbejdsmetoder-giver-kontrol-og-store-besparelser-2

Figur 2. Smart søgning gør det muligt at finde de rigtige emner og bygningsdele på få sekunder fra databaserne.

Samtidig er der en lang række andre funktioner ved Sigma, som hjælper jer med at spare tid. For eksempel kan man med et enkelt klik med musen få professionelle udskrifter af bl.a.:

  • Udbudsmateriale
  • Tilbudsbrev
  • Aktivitesplan
  • Intern rapport
  • Materialelister

De mange værktøjer i Sigma giver ensartethed og hurtigt overblik over et projekt. Derfor vil det være muligt fx for en leder at evaluere og tage stilling til et projekt, uanset hvor meget eller hvor lidt han har været involveret i selve kalkulationen. Endeløse diskussioner om, hvordan man kalkulerer, bliver ganske enkelt overflødige, hvis I alle sammen kalkulerer på samme grundlag.

Sigma sikrer, at vi kalkulerer ud fra de samme principper og at der er ensartethed i beregningen og udformningen.
– Kim Jensen, driftsleder, Entreprenørgården, Norddjurs Kommune

Du kan læse om flere tidsbesparende fordele ved Sigma i nyhedsbrevet: “Brug tiden bedre – Work smarter, not harder”.

At opsamle værdifuld viden

Databaserne er ikke kun en gevinst i forhold til at spare tid og kvalitet. De er det også i forhold til, at det bliver muligt at opsamle viden i virksomheden. Vel at mærke viden, som ikke forsvinder, hvis en kollega forlader stedet.

Det koster langt mere at lære en ny medarbejder op, hvis man ikke har en database at gå ud fra. Eller endnu værre: Man risikerer at få en ny medarbejder, der er så grøn på området, at han måske kalkulerer grueligt galt i nogle projekter. I værste fald kan det ende med, at det æder hele overskuddet eller dækningsbidraget.

Med databaserne skaber I fleksibilitet. Der kan være en naturlig udskiftning blandt medarbejderne i afdelingen, uden at det skader jer i forhold til antal beregninger og kvalitet i tilbud.

Databaserne gør intern viden tilgængelig for alle. Det betyder fx, at det også er muligt for afdelingens interne ’eksperter’ at dele viden. Som regel er der overlap mellem de forskellige faggrupper (anlæg, tømrer og murer), og derfor kan eksperterne trække på hinandens databaser. På den måde har de adgang til trivielle, regulære ting, uden at skulle forstyrre en kollega. Igen sparer det tid for alle.

Læs mere om brugen af biblioteker og databaser i artiklen om Davidsen Partnere A/S

Sigma er et uundværligt værktøj. Det er så godt, at jeg næsten er ked af at anbefale det til mine konkurrenter.
– Carl-Ole Holbøll, C. Holbøll & Sønner A/S