Vælg en side

KALKULATION MED DATABASER

Over alt inden for industrien bliver der effektiviseret i bestræbelserne på at tjene penge. Og det er ingen undtagelse i bygge- og anlægsbranchen. Et af de steder, hvor vi stadig kan blive langt mere effektive, er når vi beregner, og derfor er fremtidens kalkulation uden tvivl baseret på brugen af databaser, som de gamle regneark ikke rummer.

Hele pointen med at arbejde med databaser – eller Biblioteker, som vi kalder dem i Sigma – er, at du kan genbruge din egen og kollegaernes viden. Viden, som er særdeles værdifuld for virksomheden, som kan tage årevis at opbygge – og som ingen har tid eller råd til at miste.
Rækken af fordele ved at kalkulere med databaser er lang, men de væsentligste er, at du kan:

  • Spare tid. Du kan spare helt op til 85 % af den tid, der bliver brugt på beregning af tilbud osv.
  • Opsamle viden. Du kan fastholde vigtig viden i virksomheden – selvom din beregner smutter.
  • Forbedre samarbejdet. Du kan få alle i virksomheden til at trække i én og samme retning.

Når man har nogle gode værktøjer, er det hele meget sjovere, og Sigma er det eneste rigtige. Jeg er himmelhenrykt over det program.
-Drewsen, DreamHouse Design ApS

Bedre Brug og genbrug af biblioteker

I Sigma kan du arbejde med byggeblokke. Det kan være mere eller mindre komplicerede blokke fra en enkelt linje til mange bygningsdele (objekter).
Helt konkret kan du tage blokke fra en database eller fra et tidligere projekt og genbruge din viden – eller du kan bruge en skabelon. Det er en stor fordel og sparer dig for meget tid, hvad enten det drejer sig om en udbudsrunde eller en enkelt kundes tilbudsberegning.

Intelligente-arbejdsmetoder-giver-kontrol-og-store-besparelser-1Figur 2. Genbrug af bygningsdele og delvise projekter fra tidligere kalkulationer og databaser sparer tid og sikrer kvalitet og konsistens. Du samler dine erfaringer i databaser med bygningsdele og egne ressourcer, og derudover kan du tilkøbe data med opdaterede leverandørpriser fra bl.a. V&S Prisdatabaser og Exact databaser.

Rent tidsmæssigt betyder det meget. og det bliver bare nemmere og nemmere for hver gang, fordi det er nemt at hente informationerne i biblioteket. Ja, jeg vil næsten sige, at det halverer arbejdstiden!
-Lars Poulsen, Vorbasse Tømrer og Snedker

1. Genbrug din viden – og spar tid

Ifølge brugerne giver Sigma kalkulation typisk en tidsbesparelse på 60 % – 85 %. Det er værd at tage med i betragtning.
Besparelsen betyder typisk flere ting for en virksomhed: Der skal bruges færre ressourcer, dvs. tid og penge, og der bliver tid til at regne flere tilbud. Muligheden for at få flere kalkulationer fra hånden opnår I ved at opbygge prisbiblioteker – eller ved at indkøbe prisbiblioteker. Umiddelbart lyder det måske som en større opgave, men det kan ske gradvist i virksomheden sideløbende med den almindelige kalkulation. Og gevinsten ser I allerede efter få tilbud.

Intelligente-arbejdsmetoder-giver-kontrol-og-store-besparelser-2

Figur 3. Smart søgning gør det muligt at finde de rigtige emner og bygningsdele på få sekunder fra databaserne.

Samtidig er der en lang række andre funktioner ved Sigma, som hjælper jer med at spare tid. For eksempel kan man med et enkelt klik med musen få professionelle udskrifter af bl.a.

Udbudsmateriale
Tilbudsbrev
Aktivitesplan
Intern rapport
Materialelister

Det man vinder ved at bruge Sigma, er tiden og det at man kan genbruge, så man får noget mere præcist. Og så er det nemmere end at starte forfra hver gang. Det betyder, at vi kan lave flere tilbud – og mere præcise tilbud.
– Hanne Bak, Kingo Karlsen A/S

Du kan læse om flere tidsbesparende fordele ved Sigma her

2. Bevar din viden – og styrk virksomheden

Databaserne er ikke kun en gevinst i forhold til at spare tid. De er det også i forhold til, at det bliver muligt at opsamle viden i virksomheden. Vel at mærke viden, som ikke forsvinder, hvis beregneren forlader virksomheden.
Det koster langt mere at lære en ny medarbejder op, hvis man ikke har en database at gå ud fra. Eller endnu værre: Man risikerer at få en ny medarbejder, der er så grøn på området, at han måske kalkulerer grueligt galt i nogle projekter. I værste fald kan det ende med, at det æder hele overskuddet eller dækningsbidraget.

Med databaserne skaber I fleksibilitet i virksomheden. Der kan være en naturlig udskiftning blandt medarbejderne i tilbudsafdelingen, uden at det skader virksomheden i forhold til antal beregninger og kvalitet i tilbud.
Databaserne gør det muligt for virksomhedens interne ’eksperter’ at dele viden. Som regel er der overlap mellem de forskellige faggrupper (anlæg, tømrer og murer), og derfor kan eksperterne trække på hinandens databaser. På den måde har de adgang til trivielle, regulære ting, uden at skulle forstyrre en kollega. Det sparer også tid for alle.

Sigma indgår som undervisningsmateriale på de fleste videregående uddannelser indenfor byggeriet. Derfor har ingeniører og konstruktører ofte godt kendskab til Sigma allerede inden de kommer ud på arbejdsmarkedet. Det gør efteruddannelse unødvendig..

Sigma er et uundværligt værktøj. Det er så godt, at jeg næsten er ked af at anbefale det til mine konkurrenter.
– Carl-Ole Holbøll, C. Holbøll & Sønner A/S

3. Del din viden – og få en bedre arbejdsgang

Flere virksomheder, specielt de større, oplever imidlertid også en mere indirekte gevinst, når de vælger at kalkulere med databaser: Samarbejdet afdelingerne imellem – og ude på pladsen –
bliver simpelthen bedre, fordi det giver en positiv effekt, når alle i virksomheden trækker i samme retning. Der sidder ikke flere forskellige medarbejdere og roder med hver deres Excel-ark, hvor formler kan gå i stykker, væsentlige dele blive overset, osv.

Fordelen med et kalkulationsprogram som fx Sigma er, at virksomheden får udviklet en ’best practice’, hvor der er én måde at gøre tingene på. Endeløse diskussioner om, hvordan man kalkulerer, bliver overflødige, når alle kalkulerer på samme grundlag. En fælles firmapolitik og et fælles kalkulationsværktøj binder ledelse, administration og udførsel på pladsen sammen og skaber flow i virksomheden.

Helt konkret har Sigma gjort, at arbejdsgangen er blevet nemmere for os og derfor kan vi køre flere tilbud igennem… I sidste ende er det bundlinje, det handler om. Ikke noget som helst andet.
-Henrik Sørensen, tidligere Grønbech Construction

På samme måde glider samarbejdet på tværs af virksomheder også lettere, hvis alle parter i en tilbudsrunde bruger Sigma. Hovedentreprenøren kan uden problemer udveksle filer med sine underentreprenører, og med en enkel manøvre kan de forskellige dele igen kobles sammen til én samlet kalkulation.